Апостиль на документы в штате Нью-Йорк

Что такое апостиль документа в США для предъявления в другой стране?

Это легализация документов, выданных в данном конкретном штате США. Апостилирование документов производится в офисе Секретаря штата (Secretary of State) или Департамента штата (Department of State), в котором были выданы документы. Секретарь или представитель депатамента штата ставит апостиль на документ, подтверждая таким образом полномочия чиновников, которые подписали данный документ. Это правило действует для любого штата США.

Можно ли поставить апостиль на документы штата Нью-Йорк в каком-либо другом штате?

Нет, апостилирование документов производится только в офисе Секретаря или в Департаменте того штата, в котором они выданы.

Из каких этапов состоит легализация документов (апостилирование)?

Процедура апостилирования документов в США определяется правилами того штата, в котором Вы собираетесь легализовывать данные документы.
Ниже мы подробно разбираем процедуру апостилирования документов в городе Нью-Йорке на примере получения апостиля на Свидетельствo о рождении (Birth Certificate) – пожалуй, самом часто встречающемся случае, когда необходимо поставить апостиль (apostille). Итак, для того, чтобы поставить апостиль на Свидетельство о рождении в Нью-Йорке нужно сделать следующее:

1.Для начала Вам нужно получить копию Свидетельства о рождении в городе Нью-Йорк Сити (New York City – NYC), на которую Вы потом будете ставить апостиль (ксерокопии для легализации не принимаются).

1.1.Необходимо запросить официальную копию Свидетельства о рождении (Birth Certificate) там, где ребенок родился. В штате Нью-Йорк это должна быть копия свидетельства о рождении с пояснительным письмом (copy of Birth Certificate along with a Letter of Exemplification). Для рождённого в Нью-Йорк Сити она запрашивается в Нью-Йоркском Департаменте здравоохранения (New York City Department of Health) — www.nyc.gov/vitalrecords.

1.2.Обратите внимание на то, что это должна быть полная копия свидетельства о рождении (long or vault copy), а не сокращенная копия (short copy) Свидетельства о рождении. Также каждая копия имеет свой уникальный серийный номер, то есть если Вы закажете две копии Свидетельства о рождении, то это будут 2 одинаковые копии, но с разными серийными номерами. Это крайне важный момент, если где-либо Вы будете ссылаться на номер документа, а потом его предъявлять. Выглядят эти копии вполне как оригиналы. По большому счету такие «копии» и являются по сути дела оригиналами, которые можно получать в нескольких экземплярах, уплачивая каждый раз определенный взнос. То же, что здесь называется оригиналом или оригинальной записью, хранится в Департаменте здравоохранения и на руки не выдается.

1.3.Если копию Свидетельства о рождении заказывать через Vitalchek (https://www.vitalchek.com/birth-certificates/new-york/new-york-city-dept-of-health-and-mental-hygiene) – единственного официально авторизованного Департаментом здравоохранения агента — и в процессе заказа в графе «для чего нужно свидетельство» указать «апостиль», то копия должна прийти уже с пояснительным письмом (Letter of Exemplification). Заказ онлайн можно оплатить кредитной или дебитной картой, а также электронным чеком.

1.4.Если заявление на выдачу копии Свидетельства о рождении подать лично (тогда же нужно запросить и пояснительное письмо), то его могут выдать на руки в тот же день, но могут и прислать через некоторое время по почте. Всё зависит от их загрузки и время от время меняющихся правил выдачи. Так что нужно всё планировать заблаговременно. Лично можно обратиться по следующему адресу:
New York City Department of Health and Mental Hygiene
Vital Records Division
125 Worth Street
New York, New York

1.5.За выдачу копии Свидетельства о рождении Департамент здравоохранения взимает плату в размере $15 за каждую копию и еще $8 за её пересылку, если заказа осуществляется по почте.

1.6.Процесс получения копии Свидетельства о рождении по почте может занять от двух недель до 1 месяца.

1.7.Независимо от способа, лично или онлайн, получить копию Свидетельства о рождении может либо обладатель данного Свидетельства о рождении, либо его родители, если речь идёт о несовершеннолетнем ребёнке. Причём это может быть только один из родителей, указанных в самом Свидетельстве о рождении ребёнка.

2.Теперь, когда у Вас есть полная копия Свидетельства о рождении с пояснительным письмом, она должна быть удостоверена клерком графства (authentication by the County Clerk).

2.1.Копия свидетельства о рождении и пояснительное письмо Департамента здравоохранения должны быть лично или по почте доставлены в нотариальный отдел клерка графства:
Лично это можно сделать по адресу:
County Clerk’s Notary Desk
County Clerk of New York County
New York County Courthouse
60 Centre Street, Room 141B
New York, New York 10007
Почтой Ваши документы необходимо направить по адресу:
County Clerk of New York County
New York County Courthouse
60 Centre Street, Room 161
New York, New York 10007

2.2.К документам, отправленным по почте, должен быть приложен сертифицированный личный чек или почтовый перевод США на имя County Clerk of New York County на сумму $3 (три доллара). Если Вы лично принесли документы, то можно заплатить наличными или кредитной картой. При отправке по почте необходимо также приложить предоплаченный конверт с обратным адресом, так как у клерка графства нет службы, занимающейся оформлением почтовых отправлений.

2.3.Если документы отправляются по почте, то процесс удостоверения занимает 2-3 недели. Если приносятся лично, то документы обычно заверяются сразу же в присутствии заказчика.

2.4.Если в Свидетельство о рождении вносились изменения, например, Вы поменяли имя, то процедура его удостоверения клерком графства такая же, как описано выше. Но если решение о внесении изменений в Свидетельство о рождении было принято не судом Нью-Йорка (Supreme Court, Civil Branch, New York County), а каким-либо другим судом. то в этом случае копию Свидетельства о рождении необходимо удостоверять у клерка того графства, в котором было принято решение о внесении изменений.

3.Апостиль копии Свидетельства о рождении — это третий и заключительный этап легализации этого документа.

3.1.Удостоверенные клерком графства копия Свидетельства о рождении и пояснительное письмо подаются на апостилирование либо лично, либо по почте. Для подачи документов на проставление апостиля необходимо заполнить заявление, форму которого можно скачать здесь — http://www.dos.ny.gov/corps/pdfs/1917-RU.pdf.

3.2.Лично подать документы на апостиль в Нью-Йорк Сити можно по адресу:
New York Department of State
Division of Licensing Services
123 William Street, 2nd floor
New York, NY 10038
Hours 9:00 a.m.-3:30 p.m.
Telephone (212) 417-5747
(Credit Cards not accepted at this location)

3.3.По почте документы можно послать на следующий адрес:
New York Department of State
Division of Licensing Services
Apostille and Authentication Unit
99 Washington Avenue 6th floor
Albany, NY 12231

3.4.За апостилирование взимается плата в размере $10 за один документ.

3.5.Если документы посылать по почте, то процесс апостилирования обычно занимает 4 рабочих дня плюс время на пересылку. В этом случае лучше в конверт вложить оплаченный конверт (USPS, UPS, FedEx или DHL) с обратным адресом для ускорения процесса. Обратите внимание, что в форме заявки на апостилирование документов есть инструкции по обратной доставке документов.

3.6.Если прийти лично, то апостиль должны поставить в Вашем присутствии.

Как легализовать другие документы, полученные в Нью-Йорке (свидетельство о смерти в США, дипломы и аттестаты об образовании в США, доверенность)?

Апостиль на Свидетельство о смерти в Нью-Йорк Сити, США: сначала необходимо получить официальную копию Свидетельства о смерти (Death Certificate) с пояснительным письмом (Letter of Exemplification), если речь идёт о человеке, умершем в одном из пяти районов Нью-Йорк Сити. Для этого необходимо обратиться в New York City Department of Health and Mental Hygiene. Обычно получение копии Свидетельства о смерти занимает около 10 рабочих дней. Вся остальная процедура аналогична процессу апостилирования Свидетельства о рождении, описанному выше.

Апостиль на Дипломы и Аттестаты об образовании в Нью-Йорк Сити, США: соответствующая копия документа должна быть сначала заверена уполномоченным лицом учебного заведения, выдавшего документ, свидетельствующим, что копия соответствует оригиналу и все сведения верны. Подпись уполномоченного лица должна быть нотариально заверена. Следующий этап – это заверение документа у клерка того графства, где зарегистрирован нотариус, удостоверивший подпись уполномоченного лица учебного заведения. Необходимость проставления апостиля определяется требованиями той страны, где Вы намереваетесь предъявить легализуемый документ. Если апостиль необходим, то процедура аналогична описанной выше в примере апостилирования копии Свидетельства о рождении.

Легализация или апостилирование доверенности: доверенности, а также другие подобные документы, должны быть в первую очередь нотариально заверены, а затем удостоверены клерком графства (County Clerk), в котором зарегистрирован нотариус, заверивший документ. Необходимость апостиля в данном случае зависит от требований той страны, где будет предъявляться документ. При необходимости апостилирования процедура аналогична описанной выше в примере по легализации копии Свидетельства о рождении.